zarzadzanie czasem planowanie dzilanie okiem kierowniczki

Zarządzanie czasem = Planowanie + konsekwencja + działanie

Czy zdarza Ci się zostawać po godzinach pracy, gdyż nie wyrobiłaś(-eś) się w czasie pracy?

Czy zdarza Ci się narzekać na brak czasu, na zbyt dużą ilość obowiązków nałożonych na Ciebie?

Czy wydaje Ci się czasami, że wokół Ciebie panuje chaos?

Jeśli tak to znaczy, że już czas na zastanowienie się co dla Ciebie ma kluczowe znaczenie i rozplanowanie Twoich obowiązków tak, żeby zawładnąć, w końcu, swoim czasem! 🙂

Moje planowanie

Uwielbiam spontaniczność. Muszę się przyznać, że jeszcze 4 lata temu działałam bardzo spontanicznie. Co to znaczy? Nie planowałam swojej pracy, robiłam kilka rzeczy na raz i byłam dumna z tego jak jestem “wielozadaniowa”. Taki tryb pracy doprowadził jednak do niesamowitego zmęczenia, co w konsekwencji zaczęło przeradzać się w wypalenie zawodowe, a wręcz niechęć do pracy. Myślałam, że się starzeje … co jest prawdą :), ale to nie ma wpływu na moją pracę, tylko fakt, że działałam spontanicznie (czyli w chaosie),  bez konkretnego planu.

Wiedziałam z różnych szkoleń, że planowanie ułatwia pracę jednak nie do końca byłam przekonana do takiego rozwiązania. Ba!! Byłam wręcz przeciwniczką planowania, uważałam je za mało istotne i nudne, dla mnie liczyło się tylko działanie. W pewnym momencie poczułam, że sytuacja osiąga “poziom krytyczny” i albo coś zmienię, albo wybuchnę 🙂 🙂 🙂 .  Byłam sfrustrowana i niezadowolona z efektów swojej pracy. Owszem wykonywałam wszystkie powierzone mi obowiązki, jednak nie tak, jak sama bym tego wymagała.

A może warto spróbować ?

Nie pozostało mi nic innego jak spróbować rozplanować swoje działania i sprawdzić co to przyniesie. Od razu Ci powiem, że na początku nie było łatwo. Przejrzałam wiele poradników, książek, artykułów dotyczących zarządzania czasem i nie znalazłam gotowej recepty ;(. Ze względu na to, że mój zakres obowiązków obejmuje wiele zadań i praca jest “bardzo dynamiczna”, ciężko mi było rozpisać konkretnie jak ma wyglądać mój dzień. Tak naprawdę nie wiedziałam od czego mam zacząć… Ostatecznie, metodą prób i błędów, znalazłam rozwiązanie. Z każdego artykułu lub poradnika wyciągnęłam to co pasowało do mojej sytuacji  (i mojego charakteru 🙂 )i działałam. Powiem Ci więcej, teraz uwielbiam planować! Wiem, że planowanie jest kluczowe, jeśli chcesz zapanować nad własnym czasem, przestać narzekać na jego brak i świadomie nim zarządzać.

W tym artykule postaram się krok po kroku powiedzieć Ci jak planować swoje działania lub aktywności w pracy (oczywiście tą zasadę możesz również zastosować do czasu poza pracą – sprawdza się tak samo dobrze – przetestowałam :)), i nie ma tu znaczenia jakie stanowisko zajmujesz.

KROK 1 – Spisz wszystkie działania, aktywności

Zacznij od spisania sobie na kartce lub w komputerze (jak wolisz) wszystkich czynności, zadań, aktywności jakie wykonujesz w ciągu dnia pracy. Wspomóż się zakresem obowiązków.

To fundament, podstawa na którym będziesz bazowała(-ł). Pamiętaj piszesz to dla siebie, to nie musi mieć konkretnej formy ani być poprawne stylistycznie ;).

Gdy już spiszesz wszystkie czynności, przeczytaj je raz jeszcze i sprawdź czy o czymś nie zapomniałaś(-eś).

KROK 2  – Nadaj priorytety

Pobierz premię

Co to są priorytety? To określenie wartości danej aktywności. Jeśli nie wiesz jak nadać priorytety swoim działaniom, być może macierz Eisenhowera Ci pomoże:

 

Macierz Eisenhowera priorytety okiem Kierowniczki

 

Zastanów się, które działania są : pilne i ważne, pilne i nieważne, niepilne i ważne oraz niepilne i nieważne. Pogrupuj je i zrób następny krok pamiętając o nadanych priorytetach.

KROK 3  – Zaplanuj działania

Weź kalendarz i zaplanuj, na początek,  jeden tydzień. Każdego dnia wypisz zadanie bądź zadania, pamiętając o jego/ich priorytecie. Wpisuj konkretne czynności. Trzymaj się planu i działaj !

Pamiętaj aby zaplanować również czas na nieprzewidziane sytuacje – jeśli go nie wykorzystasz na sytuację kryzysową ;), możesz go przeznaczyć na wykonanie jakiegoś zadania z dnia poprzedniego lub następnego :).


Planowanie naprawdę pomaga zapanować nad stratą czasu, dodatkowo uświadamia mi co jest dla mnie istotne, które działania mam eliminować, aby szybciej osiągnąć cel. Nie planuję szczegółowo całego dnia, rozpisuję tylko istotne działania, konkrety, które odhaczam jako wykonane (zarówno w pracy, jak i w domu) :). Niektórym zadaniom przyporządkowałam konkretne dni tygodnia, i tylko w te dni je wykonuję. Inne podzieliłam na mniejsze czynności i rozpisałam na kilka dni. Mimo wszystko, zostawiam sobie czas na spontaniczność, ale jest to czas po wykonaniu wszystkich (albo większości ;)) obowiązków z listy.

Działaj systematycznie i konsekwentnie, to co było dla mnie trudne na początku to konsekwencja w planowaniu. Zdarzało mi się zaplanować coś a i tak działałam “po swojemu”, spontanicznie, ciągnąc kilka srok za ogon.

Pamiętaj, na początku lepiej zaplanować mniej i to wykonać, małymi krokami znaleźć swój sposób na „władanie” swoim czasem.

Pobierz premię
Posted in kierowanie zespołem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *