Zakres obowiązków – hit czy kit?
Niektórzy sądzą, że sformalizowanie zakresu obowiązków nie jest konieczne, jest stratą czasu. Skoro przyjmujemy osobę, która aplikowała na dane stanowisko to oczywistym jest, że zna ona wymagania skoro były wypisane w ofercie pracy. Nie do końca tak jest. Przepisy prawa nie określają formy w jakiej pracodawca jest obowiązany przedstawić zakres obowiązków, może on zdecydować czy to będzie w formie ustnej, czy w pisemnej.
Moim zdaniem przygotowanie zakresu obowiązków w formie pisemnej dla stanowiska (nawet jeśli w danym momencie mamy 1 pracownika) pozwoli nam zaoszczędzić czas, jeśli nasza firma rozwinie skrzydła i będziemy zatrudniać kolejne osoby. Usystematyzuje nasze oczekiwania wobec współpracowników.
Poniżej znajdziesz 5 wartości jakie płyną z opracowania pisemnego zakresu obowiązków:
Informuje o ogólnych zasadach pracy
Uświadamia pracownikom, że tworzą pewnego rodzaju społeczność, o którą należy dbać.
Zawiera podstawowe informacje o:
– znajomości zasad BHP oraz PPOŻ,
– przeciwdziałaniu sytuacji zagrażającej bezpieczeństwu w miejscu pracy,
– przestrzeganiu regulaminu pracy – tutaj można znaleźć m.in informacje dotyczące przestrzegania harmonogramu pracy (punktualność), dbania o mienie firmowe, kultury osobistej, itd., czyli informacje, które dotyczą wszystkich pracowników firmy.
Określa główne aktywności pracownika lub danego stanowiska
Każdy przełożony ma obowiązek poinformować pracownika o ramach jego działań lub aktywności na zajmowanym stanowisku. Zakres obowiązków pracownika to zbiór czynności, zadań przewidzianych dla danej osoby lub stanowiska pracy. Jasno i konkretnie informujemy jakie ogólne czynności lub aktywności mają być wykonywane przez pracownika. Dobrze określony zakres obowiązków podnosi komfort pracy zarówno pracownika, jak i pracodawcy.
Chroni pracownika i pracodawcę
Pracownicy wiedzą co jest od nich wymagane lub oczekiwane, podpisując umowę wyrażają chęć wykonywania tych czynności.
Cele, zadania czy aktywności wyznaczone przez przełożonego nie przekraczają kompetencji czy umiejętności pracownika i mieszczą się w zakresie jego obowiązków. Pozwala to uniknąć niedopowiedzeń lub ewentualnych konfliktów.
Jest fundamentem do zarządzania czasem w pracy
Znając swoje obowiązki możemy nadać im priorytety i odpowiednio zaplanować naszą pracę. W ten sposób przestaniemy narzekać na brak czasu.
Służy jako narzędzie do podsumowania pracy
Jak już niejednokrotnie wspominałam (np. TU) zakres obowiązków może być punktem wyjścia do oceny – podsumowania pracy naszych współpracowników. Zakładam, że każdy się wywiązuje ze swoich obowiązków, jednak, czasami zauważamy obszary, nad którymi należy jeszcze popracować (jeśli nie – to znaczy, że to pracownik idealny i należy go awansować)
Mam nadzieję, że Ty i Twoi pracownicy znacie Wasze zakresy obowiązków. Dla tych, którzy dopiero myślą o stworzeniu takiego dokumentu, nie ma na co czekać. Możecie ściągnąć “gotowce” z internetu lub napisać własne.
Dlaczego napisałam ten dość oczywisty i przynudnawy artykuł?
Bo to istotny punkt wyjścia do planowania swoich działań! Znasz swój zakres obowiązków, swoje główne aktywności, zadania? Szykuj się, już niedługo będzie o efektywnym planowaniu, takim, które pozwala zyskać czas na wszystko!
