Po co i jak tworzyć harmonogram, grafik czasu pracy

Przede wszystkim po to, żeby monitorować czas pracy członków zespołu. I nie mówię tutaj o bezwzględnym śledzeniu pracowników, rozliczaniu ich z każdej minuty (choć jeśli rozliczacie się godzinowo/ minutowo – to jest oczywiste). Chodzi o to, aby monitorować wszelkie nieobecności (chorobowe, okolicznościowe, urlopy, delegacje, itd..), żeby móc zachować ciągłość pracy.

Znalezione w sieci

W internecie można znaleźć mnóstwo darmowych i płatnych aplikacji, programów, które są stworzone po to, by pomóc nam ewidencjonować czas pracy. Część rozwiązań jest bardziej kompleksowa, wzbogacona o przepisy Kodeksu pracy oraz warianty dla różnych branż. Część jest zupełnie podstawowa, stworzona dla każdej branży, ma zadanie pomóc stworzyć grafik pracy. Jak wiesz to co jest stworzone dla każdego, z reguły nadaje się … dla niewielu.

Zanim wybierzesz odpowiednie narzędzie, zapewne będziesz testować kilka. Sama testowałam wiele i okazało się, że brakuje mi programu, który byłby w pełni dostosowany do specyfiki pracy mojego zespołu i spełniałby w pełni moje oczekiwania, odpowiadał na nasze potrzeby. W ten sposób zaczęłam od najprostszego rozwiązania. Stworzyłam podstawowy harmonogram czasu pracy w Excelu i rozpisywałam w nim plan czasu pracy dla mnie i członków mojego zespołu.

Podstawowa wiedza to umowa i kodeks pracy

Zanim przystąpisz do robienia grafika pracy (bez względu na to czy zamierzasz robić go samodzielnie czy skorzystać z gotowych rozwiązań) należy zebrać podstawowe informacje. Co tak naprawdę trzeba wiedzieć? Skąd wziąć niezbędne informacje?

Przede wszystkim warto odwołać się do umowy jaka została podpisana z pracownikiem/ pracownikami. Chodzi głównie o warunki pracy, informacje, które Cię interesują to:

• system czasu pracy
• wymiar czasu pracy
• okres rozliczeniowy

Posiadając te, niezbędne, informacje możesz spokojnie zacząć tworzyć harmonogram czasu pracy.

System czasu pracy

W Kodeksie pracy określono dozwolone przez przepisy prawa rodzaje systemów pracy oraz warunki ich stosowania. Mamy następujące systemy czasu pracy:

• podstawowy
• równoważny
• praca w ruchu ciągłym
• przerywany
• zadaniowy
• może być też weekendowy bądź też świąteczny

Nie będę opisywać Ci szczegółów na temat tych systemów, więcej informacji znajdziesz w Kodeksie pracy lub na stronie Poradnika Przedsiębiorcy – na tej stronie znajdziesz wiele cennych informacji, polecam zajrzeć.

Wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy jest indywidualny. Przeciętnie jest to 8 godzin pracy na dobę. Jednak w zależności od zapotrzebowania pracodawcy jak również dyspozycyjności pracownika, wymiar czasu pracy nie musi być pełen. Pracownicy mogą (za zgodą pracodawcy korzystać z niepełnego wymiaru czasu pracy). Ta informacja jest konieczna, aby wyliczyć wymiar czasu dla okresu rozliczeniowego danego pracownika.

Okres rozliczeniowy

W zasadzie ostatnim, takim ważnym punktem jest okres rozliczeniowy. Okres rozliczeniowy jest zależny od systemu czasu pracy. Należy to skonsultować z umową jaką podpisano z pracownikiem. Okres rozliczeniowy może wynosić od jednego do 12 miesięcy. Jest to przedział czasu, na który powinna zostać zaplanowana praca dla danego pracownika. W tym okresie należy zrównoważyć czas pracy i odpoczynku, aby przestrzegać przepisów prawa.

Jak wyliczyć wymiar czasu pracy dla jednego miesiąca

Od ilości dni miesiąca należy odjąć wszystkie soboty, niedziele oraz dni świąteczne (ustawowo wolne od pracy). Otrzymamy ilość dni pracujących. Tą liczbę należy pomnożyć przez 8, otrzymany wynik daje nam miesięczny, pełny wymiar czasu pracy (dla osoby, zatrudnionej na pełen etat).

Liczymy

Zróbmy to na przykładzie sierpnia 2019. Sierpień ma 31 dni, w 2019 mamy 5 sobót i 4 niedziele i jeden dzień świąteczny – ustawowo wolny od pracy (15 sierpnia). To nam daje 10 dni wolnych. Zatem od 31 odejmujemy 10 dni wolnych, co nam daje 21 dni pracujących. Ilość dni pracujących mnożymy przez 8 godzin. Wynik, czyli 168 to maksymalny wymiar czasu pracy dla tego miesiąca.

Aby obliczyć ilość godzin dla osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy np. na pół etatu postępujemy w ten sam sposób (wyliczając pełen wymiar czasu), a następnie obliczając proporcjonalną część- w przypadku pół etatu wystarczy podzielić na pół, wychodzi 84 godziny.

Ilość dni wolnych

Należy pamiętać o minimalnej ilości dni wolnych, które przysługują pracownikowi w danym miesiącu. To liczba sobót, niedziel oraz dni świątecznych (ustawowo wolnych od pracy)i Pracodawca jest obowiązany przepisami kodeksu pracy do udzielenia pracownikowi dni wolnych w danym miesiącu, w ilości przysługującej na dany miesiąc.

Oczywiście to nie wszystkie zasady, o których należy pamiętać tworząc grafik pracy. Należy zapoznać się również ze szczegółami dotyczącymi dobowego oraz tygodniowego odpoczynku od pracy. Gwarantuję, że to nic skomplikowanego.

Nabyta wiedza nie zniknie, a na pewno się przyda, warto być świadomym swoich praw. W kwestiach wątpliwości polecam zajrzeć do Kodeksu Pracy.

I już na sam koniec, słowo na temat rocznego harmonogramu urlopów

Dlaczego uważam, że warto?

• Pierwsze – aby uniknąć sytuacji w której brakuje nam rąk do pracy.
• Drugie – aby w miarę równomiernie rozłożyć urlopy pracowników, żeby nie wpływały na ciągłość, “nieustanność” pracy naszego zespołu/ firmy.
• Trzecie – aby na koniec roku nie blokować budżetu na poczet niewykorzystanych dni urlopowych. To bardzo istotne jeśli chodzi o płynność finansową firmy.