Wyobraź sobie, że zaczynasz pracę, włączasz komputer, otwierasz skrzynkę mailową, a tam ład i porządek, maile schodzą, a Ty dokładnie wiesz, którymi masz się zająć w pierwszej kolejność, nic nie rozprasza Twojej uwagi.
Niemożliwe? Możliwe! Nawet jeśli dostajesz dużo maili. Wystarczy trochę wysiłku, a marzenie przerodzi się w rzeczywistość.
W mojej pracy, dziennie, przychodzi 200-300 maili, oczywiście nie wszystkie są ważne i trzeba je dokładnie czytać. Jak w takim razie odnajduję te istotne, w gąszczu spływających wiadomości? Jak ogarnąć mailowy zawrót głowy?
Dobra organizacja skrzynki odbiorczej pozwala zaoszczędzić czas i nerwy. Oto kilka sposobów na rozwiązanie tego problemu.
Program do obsługi poczty
Jeśli jeszcze nie korzystasz z programu do obsługi poczty to zastanów się czy nie warto. W internecie znajdziesz mnóstwo programów, różnią się funkcjonalnościami. Ja miałam okazję pracować z Microsoft Outlook i Thunderbird – oba mają podobne możliwości operacyjne, oba współpracują z kalendarzem. Nie umiem powiedzieć, który z nich jest lepszy lub gorszy. Każdy, na pewno, ma swoje plusy i minusy. Dlaczego nie korzystam z poczty przez stronę WWW? – brakowało mi lub nie do końca sprawdziły się u mnie niektóre z funkcji, o których napiszę już za chwilę….
Kalendarz
Dzięki powiązaniu skrzynki pocztowej z kalendarzem, jesteś w stanie ustawiać powiadomienia, przypomnienia do maili (np. o terminie realizacji zadania/projektu, odpowiedzi na maila, raportowania, itd..). To bardzo istotne również, gdy potrzebujesz konkretnych danych znajdujących się w wiadomości do przygotowania prezentacji, raportu… – wrzucasz po prostu treść lub ustawiasz datę przypomnienia maila na termin tworzenia prezentacji bądź raportu, projektu.
Katalogi i podkatalogi
Bardzo dobrym sposobem na uporządkowanie maili jest utworzenie katalogów, do których będą trafiały wiadomości. Pozwala to na szybkie odszukanie konkretnego maila, bądź przejrzenie historii, której wymiana wiadomości dotyczyła. Strukturę katalogów i podkatalogów tworzysz tak, aby w skrzynce odbiorczej, docelowo znajdowały się tylko maile nigdzie nie zaklasyfikowane. Przykładowo : jeśli stale współpracujesz z kilkoma firmami, możesz utworzyć katalogi oparte na nazwach firm, w ten sposób będziesz wiedzieć, że maile od firmy A znajdują się zawsze w katalogu A.
Reguły, filtry
Kolejna bardzo użyteczna funkcja to reguły bądź filtry. Pozwolą Ci zautomatyzować porządkowanie wiadomości. Mogą automatycznie m.in.:
- przenosić maile do wybranych katalogów
- oznaczać maile jako przeczytane
- nadawać im priorytet, etykietę lub flagę
- wysyłać np. automatyczną informację zwrotną
- usuwać niechciane maile
Tworzenie reguł bądź filtrów polega na ustaleniu warunków jakie musi spełnić dany mail, a następnie wskazaniu czynności jaka lub jakie mają być w związku z tym wykonane.
Grupy odbiorców, lista dystrybucyjna
Tworzenie grup odbiorców zwanych również listami dystrybucyjnymi oszczędzi Ci czas, jeśli wysyłasz maile (o tej samej treści np. z ofertą) do kilku lub nawet kilkuset osób. W ten łatwy i szybki sposób unikniesz pominięcia jakiegokolwiek odbiorcy. Możesz stworzyć listy dystrybucyjne wg segmentów Twoich Klientów (np. różne grupy docelowe).
Wersje robocze maili
Automatyzacja niektórych działań wpływa bardzo korzystnie na oszczędność czasu, dlatego jeśli zdarza Ci się wysyłać maile o tej samej treści kilkakrotnie to czas pomyśleć o zautomatyzowaniu tego procesu. Przykładem może być rekrutacja, w trakcie tego procesu, potencjalni kandydaci wysyłają swoje oferty w wiadomości. Ty, natomiast możesz przygotować mail z odpowiedzią zwrotną dziękującą za przesłaną ofertę oraz informującą o ewentualnym kontakcie po wstępnej weryfikacji. Treść takich maili zapisujesz jako wersję roboczą i korzystasz do woli, w każdym momencie, zamiast za każdym razem pisać nowego. Oczywiście każdego maila możesz personalizować, ale pamiętaj, że masz już bazę, maila wyjściowego. Personalizacja lub lekka modyfikacja gotowej treści jest łatwiejsza, a przede wszystkim zabiera mniej czasu niż tworzenie nowej wiadomości.
To większość z moich sposobów na ogarnięcie mailowego zawrotu głowy. Mam nadzieję, że pomogą i Tobie.
A może Ty masz jakiś inny sposób? Jeśli tak, to chętnie go poznam, daj znać w komentarzu.
