W internecie można znaleźć naprawdę sporo informacji na temat zarządzania sobą w czasie. Dla chcącego nic trudnego, wystarczy teorię zamienić w praktykę i efekt gotowy.
Gdyby to było takie proste, i efekt uzyskiwalibyśmy po przeczytaniu teorii, nie byłoby z tym problemu. Postanowiłam, że podejdę do tematu w inny sposób i opiszę Ci, jak ja zarządzam sobą w czasie.
To nie zadziało się z dnia na dzień. Przyznaję, że przeszłam dość długi proces, zwłaszcza jeśli chodzi o pracę nad sobą. Ale zacznę od początku.
Ciągłe narzekanie na brak czasu
Od dziecka byłam bardzo dobrze zorganizowana. Niestety potrafiłam tracić czas na „pierdoły”, a potem narzekać na brak czasu na istotne zadania lub obowiązki. Nie zdawałam sobie sprawy z tego, jak dużo mogę zyskać odpowiednio planując zadania.
Do 2014 roku nie planowałam, działałam spontanicznie. Uważałam to za stratę czasu, kompletnie nie potrafiłam się za to zabrać. Jeśli gościsz po raz pierwszy na moim blogu to może zainteresuje Cię artykuł o tym jak zaczęłam planować – kliknij tutaj i przeczytaj.
Przyznaję, że samo planowanie usystematyzowało moje działania, jednak nadal nie zarządzałam sobą w czasie tak jak chciałam. Długo trwało (bo aż do 2018 roku, kiedy odkryłam w czym rzecz).
Na początek – samoświadomość
Jedną z ważniejszych pracy jakie wykonałam, to ta nad sobą, nad samoświadomością. Uczyłam się siebie. Odkrywałam moje mocne i słabe strony w kontekście zarządzania sobą w czasie. Obserwowałam mój rytm dobowy, czyli momenty zwyżek i spadków energii, ilość godzin snu, którą mój organizm potrzebuje, aby być wypoczętą, itd..
Oto wyniki moich obserwacji:
Mocne strony: potrafię planować, potrafię nadawać priorytety (ważność) zadaniom/ działaniom, potrafię delegować zadania, jestem ze sobą szczera i potrafię odpuszczać, gdy brak mi przestrzeni na kolejne projekty.
Słabe strony: Łatwo ulegam pokusom, wręcz uzależnieniom od rozpraszaczy (o nich, będzie dalej bo to ważny punkt w zarządzaniu sobą w czasie, i wiem, że są bolączką większości ludzi).
Rytm dnia: Mój organizm potrzebuje minimum 7-8 godzin snu. Mimo odpowiedniego wypoczynku wykres mojej energii w ciągu dnia przypomina sinusoidę. Zauważyłam, że ok. godziny 10-11 oraz 17-18 moja energia jest w punkcie MAXIMUM, natomiast ok. godziny 13-14 oraz 20-21 w punkcie MINIMUM. To dla mnie ważne przy planowaniu zadań.
Plan to podstawa
Znając już mój rytm dobowy oraz mocne i słabe strony przejdę do kolejnego, istotnego tematu – planu, harmonogramu dnia – nie ważne jak go nazwiemy. To podstawa dzięki, której dobrze zarządzam sobą w czasie.
Wg mnie dobry plan to taki, który jest skuteczny. To znaczy taki, który faktycznie realizuję. Sporo czasu mi zajęło, zanim znalazłam odpowiedni sposób planowania oraz narzędzia, które ułatwiają mi życie.
Używam „analogowego” kalendarza do zadań codziennych, oraz Google Calendar do zadań cyklicznych, spotkań. W biznesie, do rozpisywania projektów związanych np. z blogiem, mediami społecznościowymi korzystam z Asany (program do zarządzania projektami).
Raz w tygodniu układam plan, na cały tydzień. Codziennie odhaczam/ skreślam wykonane zadania, dopisuję nowe – jeśli zajdzie taka potrzeba. Bywają tygodnie gdzie planuję drobne zadania z dnia na dzień.
Planuję ok. 50 % – 60% mojego czasu, reszta przypada na nieoczekiwane zadania/ telefony/ wyjazdy na zakupy/ ewentualnie mój czas wolny. Moje planowanie nazwałabym elastycznym – i to się u mnie sprawdza.
Pracuję „blokami godzinowymi” po ok. 60-90 min, a potem przerwa ok. 10-15 min (chyba, że muszę wyjść z psem to 30 min). Mój czas pracy jest bardzo cenny, moje dzieci wracają przeważnie o 13 do domu. To mnie mobilizuje do tego, by w czasie ich nieobecności wykonać najważniejsze/ najbardziej angażujące zadania (w tym czasie mam więcej energii, o czym pisałam wcześniej). „Lżejsze” lub drobniejsze zadania wykonuję popołudniami lub wieczorami, gdy dzieci się uczą/ bawią lub śpią.
Priorytety i delegowanie
Każdego dnia staram się mieć 2-3 zadania priorytetowe (to zależy od ich „wielkości”), czyli bardzo ważne. Takie, których nie mogę/ nie chcę przesunąć na kiedy indziej. Nie planuję zadań na konkretne godziny, wpisuję zadania do zrobienia i wykonuję je w momentach „zwyżek” energii.
Wiem co dla mnie ważne w danym momencie i w ten sposób planuję zadania. Prowadząc biznes, priorytet mają zadania dla klientów. Potem to co związane z moim życiem prywatnym i biznesem (lub sprawami około biznesowymi). Jednego dnia może to być przygotowanie umowy dla klienta, innego wizyta u fryzjera lub pieczenia ciasta.
Zadania staram się rozbijać na najdrobniejsze, zwłaszcza jeśli część z nich mogę delegować. Póki co, w biznesie robię wszystko sama, ale wiem, że przyjdzie taki moment, w którym zacznę delegować (zlecać innym część swoich zadań).
Rozpraszacze
Rozpraszacze to moja zmora, i zapewne nie tylko moja. Zarządzanie sobą w czasie byłoby dużo prostsze, gdyby nie ten aspekt. To jedyna rzecz nad którą nadal pracuję ale widzę już sukces na horyzoncie.
Tak jak pisałam wcześniej, jestem świadoma tego, że łatwo ulegam uzależnieniom, pokusom. I nie chodzi tu o używki, a uzależnienie od mediów społecznościowych, książek, seriali, a nawet gier komputerowych.
Pal licho, gdyby to zdarzało się incydentalnie. Ale ja potrafię wciągnąć się w książkę czy serial, i każdą wolną chwilę temu poświęcić. Najczęściej kosztem „obowiązków” domowych. Bo kto powiedział, że pranie musi być zrobione danego dnia, no nie musi, mimo, że wysypuje się z kosza…
Pochwalę się, bo z dnia na dzień moje uzależnienia są pod coraz większą kontrolą.
W telefonie wyłączyłam powiadomienia, zdarza mi się nawet włączyć tryb samolotowy na czas pracy. Książki i seriale czytam/oglądam wieczorami, w weekendy lub w trakcie posiłków (albo gotowania) – głównie w momentach spadków energii. Wtedy zdecydowanie łatwiej mi się oderwać od tych przyjemności.
Nie jestem doskonała i nadal zdarzają mi się gorsze dni. Pozwalam sobie na nie od czasu do czasu, zwłaszcza gdy wiem, że ciężki okres za mną.
Mam czas, na to co ważne
Uważam, że naprawdę dobrze zarządzam sobą w czasie, przynajmniej w większości momentów. Podsumuję to co robię aby tego dokonać:
- Staram się spać ok. 7-8 godzin, aby być wypoczęta
- Planuję zadania zgodnie z moim rytmem dnia
- Wiem, które zadania mają priorytet – i realizuję je, jako pierwsze
- Proszę o pomoc, zlecam gdy zadań jest sporo, a istnieją osoby, które mogą mnie w tym odciążyć
- Pozwalam sobie na przyjemności, nie robię sobie wyrzutów w gorszych momentach – wiem z czego mogą wynikać
- Na czas pracy wyciszam telefon, pracuję w blokach czasowych
- Sprawdzam skrzynkę mailową tylko 2-3 razy dziennie
- Potrafię odpuszczać zadania/projekty/ współprace, nie bez żalu, czasem jednak brak mi przestrzeni na ich realizację
Mam nadzieję, że ten wpis pozwoli Ci zainspirować się do lepszego zarządzania sobą w czasie. Może podzielisz się swoim doświadczeniem w komentarzu? Chętnie dowiem się jak to jest u Ciebie z tym czasem.
