Priorytety - jak je nadawać zadaniom?

Sprawy ważne i ważniejsze czyli priorytety

O priorytetach pisałam już w artykule o delegowaniu zadań. Ten temat wraca jednak do mnie niczym bumerang. W trakcie konsultacji z organizacji i planowania, moi Klienci, bardzo często mierzą się z problemem wyboru najważniejszych dla nich zadań.

Rozumiem to. Kiedyś sama nie umiałam zdecydować, które zadania czy działania są najważniejsze, a które mogę odłożyć na później bądź delegować (czyli poprosić kogoś o wykonanie tego za mnie 🙂 ).

 

Ja mam same priorytetowe sprawy!

 

Na początku wszystko jest ważne! To co obserwuję najczęściej podczas współpracy, to trudność w podjęciu decyzji, które z codziennych zadań jest niezbędne.

Tak samo jak mnie kiedyś, moim Klientom wydaje się, że muszą zrobić wszystko. Oczywiście najlepiej osobiście, bo jak komuś zlecą to i tak trzeba będzie dopilnować, sprawdzić i dodatkowo poprawić. 😉 To normalny proces gdy rozpoczynamy świadomie planować zadania. Większość osób czuje potrzebę kontroli nad wszystkimi zadaniami.

 

 

Czym właściwie są priorytety?

Priorytet pozwala określić ważność oraz pilność zadania. Ale co to tak naprawdę znaczy? Jak to zrobić? Zadaj sobie następujące pytania:

  1. Ważność
    • jak ważne jest to zadanie dla osiągnięcia mojego celu lub spełnienia marzenia?
    • czy to zadanie jest niezbędne?
    • czy w razie trudnej sytuacji mogę z niego zrezygnować?
    • czy muszę wykonać je osobiście, ponieważ wymaga wiedzy lub umiejętności, które tylko ja posiadam?
  2. Pilność
    • czy to zadanie jest do wykonania na już?
    • czy można poczekać z wykonaniem tego zadania kilka dni, tygodni i nie wpłynie to na realizację celu?
    • czy jeśli wykonam je w innym terminie (np. opóźnię wykonanie o 2-3 dni) to moje marzenie  lub cel zostanie osiągnięte?

To jest szalenie trudne

Wiem. Ja miałam takie samo wyzwanie na początku mojej drogi z planowaniem. Z początku określenie priorytetów sprawiało mi niemałą trudność :). Popełniałam błędy, nadal mi się to zdarza. Tak naprawdę sprawdzałam samą siebie. Musiałam czasami dopuścić myśl, że dane zadanie nie jest niezbędne, ale będzie „fajnym dodatkiem” jeśli uda się je zrealizować.

W mojej opinii mając świadomość priorytetu zadań, nie tylko wiemy w jakim punkcie realizacji planu jesteśmy, ale potrafimy również szybko modyfikować plany np. w obliczu kryzysu lub nieoczekiwanych wydarzeń.

Jak zacząć?

Wyznaczając priorytety zacznij od spisania wszytskich zadań i planów na najbliższy czas

W trakcie pracy z ludźmi zawsze proszę swoich Klientów o wypisanie planów, marzeń (hasłowo) oraz codziennych zadań. Jednym słowem wszystko co chcieliby zrealizować w ciągu najbliższego czasu (choć moi Klienci z reguły to wizjonerzy i planów mają, co najmniej na następne kilka lat 😉 – w takim wypadku zawężamy czas do np. miesiąca lub tygodnia).

Doświadczenie nauczyło mnie, że wielu z nas potrzebuje zobaczyć swoje plany z “lotu ptaka”, napisane na kartce papieru (lub w komputerze). Wtedy też, można stwierdzić, że:

  • czas na realizację tych planów i marzeń jest źle oszacowany
  • bierzemy zbyt wiele zadań na siebie
  • potrzebujemy pomocy w realizacji swoich marzeń
  • nie umiemy określać co jest najważniejsze w danym momencie życia
  • nasz codzienny plan nie zawiera zadań, które kierują nas w stronę realizacji marzeń

To tylko niektóre ze spostrzeżeń jakie nasuwają się moim Klientom po zobaczeniu listy. Ten moment daje do myślenia jeśli się do niego przyłożyliśmy.

Jaki jest kolejny krok?

Musimy pamiętać o ważnej kwestii. Nie ma marzeń i celów na które nie ma czasu. Według mnie albo to nie są nasze marzenia i cele, albo to nie jest dla nas odpowiedni moment na ich realizację. 

Kolejnym krokiem jest wybór zadań i planów, które są dla nas priorytetowe, czyli najważniejsze.

Jeśli zapisałaś(-eś) już swoje zadania na najbliższy czas to spróbuj wybrać tylko kilka, które są  dla Ciebie najważniejsze. Jest Ci ciężko? Nie martw się, wiele osób staje przed tym samym wyzwaniem na początku  :).

Spróbuj, zawsze możesz zrobić krok wstecz i zacząć od początku.

Nie wiesz czy dobrze wybrałaś priorytety?

Ja też tego nie wiem :). Twój priorytet jest zupełnie inny od mojego. Ujmę to inaczej, to co dla Ciebie jest super ważne, niekoniecznie będzie ważne dla mnie, i na odwrót. Taka prawda 🙂 .

Jak możesz sprawdzić czy jesteś na dobrej drodze?

Gdy wybrałaś już z listy zadania, które są dla Ciebie ważne, ale przychodzi moment zwątpienia czy dobrze wybrałaś. Lub gdy nadal uważasz, że wszystkie zadania i plany są jednakowo ważne i pilne, weź głęboki oddech i spróbuj podejść do tego trochę inaczej.

Weź listę zadań oraz planów i działaj!

  1. określ datę realizacji dla każdego zadania (ostateczną, nieprzekraczalną)
  2. przy każdym zadaniu odpowiedz sobie na pytanie czy jeśli to zadanie nie zostanie zrealizowane to Twoja praca stanie w miejscu lub Twoje marzenie przepadnie?
  3. zaznacz sobie, które zadanie mogłabyś/ mógłbyś ewentualnie delegować (zlecić komuś)

Z pomocą tych wskazówek wyłoni Ci się obraz zadań, którymi powinnaś się zająć w tym momencie. I to są właśnie Twoje priorytety! 🙂


Początki bywają bardzo trudne, jednak nie warto się poddawać. Ćwiczenie czyni mistrza, z tygodnia na tydzień będzie Ci coraz łatwiej wyznaczać priorytety.

Ta umiejętność nie tylko przyda się w zarządzaniu zespołem czy koordynowaniu projektów. Gwarantuję Ci, że przyda się w codziennym życiu. Dzięki temu zyskasz czas na to co dla Ciebie ważne i zrealizujesz niejedno marzenie!

Pobierz premię
Posted in Post.

Zgadzasz się z treścią artykułu? Skomentuj!