Priorytety - jak je nadawać zadaniom?

Sprawy ważne i ważniejsze, czyli priorytety

O priorytetach pisałam już w artykule o delegowaniu zadań. Ten temat wraca jednak do mnie niczym bumerang. W trakcie konsultacji z organizacji i planowania moi klienci bardzo często mierzą się z problemem wyboru najważniejszych dla nich zadań.

Rozumiem to. Kiedyś sama nie umiałam zdecydować, które zadania czy działania są najważniejsze, a które mogę odłożyć na później bądź delegować (czyli poprosić kogoś o wykonanie ich za mnie). 

 

Ja mam same priorytetowe sprawy!

 

Na początku wszystko jest ważne! To, co obserwuję najczęściej podczas współpracy, to trudność w podjęciu decyzji, które z codziennych zadań są niezbędne.

Tak samo jak mnie kiedyś, moim klientom wydaje się, że muszą zrobić wszystko. Oczywiście najlepiej osobiście, bo jak komuś zlecą, to i tak trzeba będzie dopilnować, sprawdzić i dodatkowo poprawić. 😉 To normalny proces, gdy rozpoczniesz świadomie planować zadania. Większość osób czuje potrzebę kontroli nad wszystkimi zadaniami.

 

 

Czym właściwie są priorytety?

 

Priorytet pozwala określić ważność i pilność zadania. Ale co to tak naprawdę znaczy? Jak to zrobić? Zadaj sobie następujące pytania:

  1. Ważność
    • jak ważne jest to zadanie dla osiągnięcia mojego celu lub spełnienia marzenia?
    • czy to zadanie jest niezbędne?
    • czy w razie trudnej sytuacji mogę z niego zrezygnować?
    • czy muszę wykonać je osobiście, ponieważ wymaga wiedzy lub umiejętności, które tylko ja posiadam?
  2. Pilność
    • czy to zadanie jest do wykonania na już?
    • czy można poczekać z wykonaniem tego zadania kilka dni/tygodni i nie wpłynie to na realizację celu?
    • czy jeśli wykonam je w innym terminie (np. opóźnię wykonanie o 2-3 dni), to moje marzenie lub cel zostanie osiągnięte?

Dzięki tym pytaniom znajdziesz odpowiedź, które zadania są dla Ciebie priorytetowe, czyli najważniejsze.

 

To jest szalenie trudne

 

Wiem. Miałam takie samo wyzwanie na początku mojej drogi z planowaniem. Z początku określenie priorytetów sprawiało mi niemałą trudność. Popełniałam błędy, nadal mi się to zdarza. Tak naprawdę sprawdzałam samą siebie. Musiałam czasami dopuścić myśl, że dane zadanie nie jest niezbędne, ale będzie fajnym dodatkiem, jeśli uda się je zrealizować.

W mojej opinii mając świadomość priorytetu zadań, nie tylko wiesz, w jakim punkcie realizacji planu jesteś, ale potrafisz również szybko modyfikować plany np. w obliczu kryzysu lub nieoczekiwanych wydarzeń.

Wyznaczając priorytety zacznij od spisania wszytskich zadań i planów na najbliższy czas

Jak zacząć?

 

W trakcie pracy z moimi klientami zawsze proszę ich o wypisanie hasłowo planów, marzeń oraz codziennych zadań. Jednym słowem wszystkiego, co chcieliby zrealizować w ciągu najbliższego czasu (z reguły moi klienci to wizjonerzy i planów mają co najmniej na następne kilka lat 😉 – w takim wypadku zawężamy czas np. do miesiąca lub tygodnia).

Doświadczenie nauczyło mnie, że wielu z nas potrzebuje zobaczyć swoje plany z lotu ptaka napisane na kartce papieru (lub na komputerze). Wtedy można łatwiej stwierdzić, czy:

  • czas na realizację tych planów i marzeń jest dobrze oszacowany,
  • bierzesz zbyt wiele zadań na siebie,
  • potrzebujesz pomocy w realizacji swoich marzeń,
  • umiesz określać, co jest najważniejsze w danym momencie życia,
  • Twój codzienny plan zawiera zadania, które kierują Cię w stronę realizacji marzeń.

To tylko niektóre ze spostrzeżeń jakie nasuwają się moim klientom po zobaczeniu listy. To ćwiczenie daje do myślenia, jeśli się do niego przyłożysz.

 

Jaki jest kolejny krok?

 

Musisz pamiętać o ważnej kwestii. Nie ma marzeń i celów, na które nie ma czasu. Według mnie albo to nie są Twoje marzenia i cele, albo to nie jest dla Ciebie odpowiedni moment na ich realizację. 

Kolejnym krokiem jest wybór zadań i planów, które są dla Ciebie priorytetowe, czyli najważniejsze.

Jeśli zapisałaś(-eś) już swoje zadania na najbliższy czas, to spróbuj wybrać tylko kilka, które są dla Ciebie najważniejsze. Jest Ci ciężko? Nie martw się, wiele osób staje na początku przed tym samym wyzwaniem. 🙂

Po prostu spróbuj i pamiętaj, że zawsze możesz zrobić krok wstecz i zacząć od początku.

 

Nie wiesz, czy dobrze wybrałaś(-eś) priorytety?

 

Ja też tego nie wiem. 🙂 Twój priorytet jest zupełnie inny od mojego. Ujmę to inaczej: to, co dla Ciebie jest super ważne, niekoniecznie będzie ważne dla mnie i na odwrót. Taka jest prawda. Jak możesz sprawdzić, czy jesteś na dobrej drodze?

Wybrałaś(-eś) z listy zadania, które są dla Ciebie ważne, ale przychodzi moment zwątpienia i zastanawiasz się, czy dobrze wybrałaś(-eś)? A może nadal uważasz, że wszystkie zadania i plany są jednakowo ważne i pilne? Weź głęboki oddech i spróbuj podejść do tego trochę inaczej.

Weź listę zadań oraz planów i działaj:

  1. Określ datę realizacji dla każdego zadania (ostateczną, nieprzekraczalną).
  2. Przy każdym zadaniu odpowiedz sobie na pytanie, czy jeśli to zadanie nie zostanie zrealizowane, to Twoja praca stanie w miejscu lub Twoje marzenie przepadnie?
  3. Zaznacz sobie, które zadanie mogłabyś/mógłbyś ewentualnie delegować (zlecić komuś).

Dzięki tym wskazówkom wyłoni Ci się obraz zadań, którymi powinnaś /powinieneś zająć się w pierwszej kolejności. I to są właśnie Twoje priorytety! 


Początki bywają bardzo trudne, jednak nie warto się poddawać. Trening czyni mistrza, dlatego z tygodnia na tydzień będzie Ci coraz łatwiej wyznaczać priorytety.

Ta umiejętność nie tylko przyda się w zarządzaniu zespołem czy koordynowaniu projektów. Gwarantuję Ci, że przyda się także w codziennym życiu. Dzięki temu zyskasz czas na to, co dla Ciebie ważne i zrealizujesz niejedno marzenie!

 

Pobierz premię
Posted in zarządzanie.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.