Z czym kojarzą Ci się procedury?
Ze sztywnymi zasadami? Nudną i niezrozumiałą dokumentacją? Startą czasu?
Chciałabym odczarować trochę ten temat. Zdaję sobie sprawę, że nie każdego zdołam przekonać. Sama kiedyś byłam przeciwniczką wszelkich procedur, niezrozumiałych planów ewakuacyjnych, itd. Teraz wiem, że nieraz ”ratują życie”.
Co warto wiedzieć o procedurach w firmie?
W czym może pomóc tworzenie procedur, jak je stworzyć i w jakich momentach z nich korzystać?
Te informacje znajdziesz w tym wpisie, zaczynajmy!
Co to?
Zacznę od początku, czym jest procedura. To generalnie zbiór następujących po sobie kroków, działań lub zbiór zasad.
Inaczej mówiąc to instrukcja, która krok po kroku prowadzi osobę do uzyskania określonego celu (jeśli to zbiór zasad BHP, to celem jest zachowanie bezpieczeństwa pracy).
Procedury wzięły swój początek w wielkich przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdzie należało zachować odpowiednią kolejność wykonywania pracy, przestrzegać ustalonych zasad bezpieczeństwa (co jest zrozumiałe). Jednak forma i przekaz tych informacji spowodował, że procedury zyskały sporo ANTYFanów.
Tworzenie procedur ma na celu pomóc lub wesprzeć działania firmy, działu, poszczególnych pracowników. Ma skrócić czas reakcji/ działania. Ma pomóc reagować w sytuacjach nadzwyczajnych.
Jak?
Tworząc instrukcję należy pamiętać o kilku zasadach. Tutaj forma zdecydowanie ma wielkie znaczenie. Aby była skuteczna warto, by była przejrzysta, ciekawa oraz łatwa w zrozumieniu. Chcąc uzyskać taki efekt, pamiętajmy o kilku zasadach.
Prosty język. Krótkie zdania, bez skomplikowanej lub technicznej terminologii (najlepiej pomyśleć, że odbiorcą / czytelnikiem może być nasza babcia lub mama i musi to zrozumieć). Wyjątek stanowią instrukcje techniczne skierowane wyłącznie do specjalistów danej dziedziny.
Przejrzysta forma. Stosowanie wyróżników: punktory, numeracje, wytłuszczenia, kursywy istotnych fragmentów. Dobór odpowiedniej czcionki oraz jej wielkość. Te elementy zadbają o przejrzystość formy.
Elementy graficzne. Zdjęcia, grafiki, infografiki, znaki specjalne. Ilustracje ułatwiające wykonywanie lub zrozumienie kolejnych kroków instrukcji. Oznaczenie fragmentu procedury wielkim wykrzyknikiem lub znakiem zakazu przykuje uwagę czytelnika.
Kolory. Oznaczenie istotnego punktu lub informacji kolorem tła spowoduje skupienie wzroku na tym elemencie – to zwiększa prawdopodobieństwo przeczytania.
Forma takiej procedury nie musi być nudna. To od Ciebie zależy jak podejdziesz do tematu. Jeśli masz spore pokłady kreatywności, postaw na to! Dzięki temu treść instrukcji będzie unikalna i ciekawa dla odbiorcy.
Co warto jeszcze wiedzieć o procedurach w firmie?
Po co?
Jeśli zastanawiasz się, w których momentach pracy procedury mogą się przydać, już spieszę z podpowiedzią.
Delegowanie zadań. Oszczędzasz czas na tłumaczeniu jak wyobrażasz sobie cały proces i jego efekt końcowy. Zwłaszcza jeśli lubisz gdy ktoś wykonuje zadania dokładnie tak jak Ty.
Przyjmowanie nowych pracowników. Tu znów oszczędzasz czas i pieniądze skracając czas szkolenia (to nie zastąpi szkolenia, ale może je ułatwić)
Skalowanie biznesu. Wiele osób może wykonać działania bez Twojego bezpośredniego udziału.
Zarządzanie kryzysowe. Wyobraź sobie nagłą nieobecność kogoś, kto zajmował się istotnym dla działania firmy procesem. Ktoś inny może przejąć zadania i zostaje zachowana kontynuacja pracy firmy.
Brak wątpliwości lub niepewności co do kolejności kroków danego działania. Spisując procedurę działania, które wykonujesz rzadko, nie musisz pamiętać szczegółów. Wszystko masz w jednym miejscu i możesz do tego wracać, kiedy tylko zechces; (to samo dotyczy działań, które wykonujesz często, ale np. masz ich bardzo dużo i czasem zdarza Ci się gubić w kolejności kroków).
Ten sam poziom jakości. Nawet jeśli to samo zadanie wykonuje wiele osób, jesteś w stanie zapewnić ten sam poziom jakości.
To tylko niektóre powody, a jest ich tyle ile branż i pomysłów. Wykaż się kreatywnością!
Gdzie?
Zastanawiasz się, w których momentach procedury pomogą w Twojej pracy? Wszystko zależy od tego, w jakiej branży działasz ale gwarantuję, że w każdej branży znajdziesz procesy lub działania, które warto rozpisać.
Jak się za to zabrać? Zadaj sobie pytania:
Jakie procesy zachodzą w mojej pracy?
Którym z nich warto nadać formę, aby ujednolicić postępowanie?
Które z nich są bardzo istotne dla działania firmy i mogą zakłócić jej pracę w razie nagłych zdarzeń losowych np. nieobecności istotnego pracownika?
Które projekty można delegować (jeśli nie na już, to w przyszłości), jeśli spiszę kroki jak należy postępować?
Jeśli nic nie przychodzi Ci do głowy podam Ci kilka przykładowych procesów firmy, które można wsadzić w formę procedury lub instrukcji:
- rekrutacja (wiadomości e-mail, plan rekrutacji – etapy,…)
- obsługa klienta (mailowa, telefoniczna, bezpośrednia, przez media społecznościowe), obsługa klienta konkretnego sektora np. VIP
- wdrożenie nowego pracownika
- sprzedaż (zamknięcie sprzedaży, przedłużanie umów..)
- instrukcje postępowania w warunkach nadzwyczajnych np. epidemii, braku prądu, internetu ( w zależności co jest potrzebne do pracy)
Co warto wiedzieć o procedurach w firmie?
Nie bój się próbować. Procedury mają ułatwiać pracę, mają być skuteczne. Jeśli uważasz je za stratę czasu, rozumiem. Nic na siłę!
Jeśli masz wątpliwości lub pytania zostaw komentarz lub napisz do mnie. 🙂
