Korzystając z okazji, że mój blog startuje na początku roku, a to jest pierwszy wpis, zacznę od tematu, który wiąże się z nowym rokiem. Jak ocenić pracę pracownika? W wielu firmach na przełomie roku (czasami kwartałów) przeprowadza się rozmowy ewaluacyjne, rozmowy roczne lub oceny pracy pracownika. Nazwy i formy mogą być różne, ale cel jest ten sam – ocena pracy danej osoby. Odpowiedź na to, co się kryje za oceną i jak się za to zabrać, znajdziesz w tym artykule.
Po co oceniać pracę pracownika?
Miałam niesamowite szczęście. Firma, w której pracowałam na stanowisku kierowniczki, dała mi wolną rękę przy tworzeniu niektórych procedur, w tym rocznych ocen pracy pracowników.
Pewnego dnia poproszono mnie o dostarczenie raportów z roczną oceną. Plusem było to, że mogłam to zrobić „po swojemu”. Minusem, że nie miałam pojęcia, jak to powinno wyglądać i czemu służyć. Szukałam informacji w internecie, wśród znajomych. Zebrałam ich całkiem sporo i postanowiłam wykorzystać to, co wydawało się pasować do naszej firmy.
Stwierdziłam, że to idealna okazja na zdobycie wiedzy na temat osób, z którymi pracuję. Na co dzień rzadko zdarzało mi się prowadzić tak długie i szczere rozmowy ze współpracownikami.
Moim zdaniem celem rozmów rocznych i podsumowania pracy jest przypomnienie głównych zasad i wartości pracy w firmie. Wyznaczenie kierunku działania, w którym zmierzamy (dział lub firma). Weryfikacja naszych potrzeb i oczekiwań: kierownika w stosunku do pracownika i na odwrót. I na koniec wzajemne poznanie się.
Ocena pracy to jedno z narzędzi pracy przełożonego, korzystaj z tego.
Postaw się na miejscu pracownika
Od czego zaczęłam? To proste. Wyobraziłam sobie rozmowę z pracownikami.
Postawiłam się w roli pracownika. Zastanawiałam się, jak wyobrażam sobie przebieg spotkania. Co, jako pracownik, chciałabym powiedzieć? Czego chciałabym się dowiedzieć?
Jako szef zastanawiałam się, co chcę powiedzieć każdej osobie. Jakie tematy/obszary poruszyć? Co chcę wiedzieć o osobach z mojego zespołu? Które informacje na temat ludzi z zespołu są kluczowe dla osiągania lepszych efektów w pracy?
Wypisałam sobie 5 punktów, które uważałam za niezbędne:
- Podsumowanie pracy pracownika – skomentuj pracę danego pracownika: zrób listę mocnych stron, zaznacz obszary do poprawy. Sprawdź sukcesy i porażki z danego roku. Wskaż, gdzie widzisz potencjał (w jakich zadaniach lub działaniach). Spisz sobie na kartce to, co chcesz przekazać każdemu z osobna.
- Komentarz pracownika do podsumowania jego pracy – pozwól pracownikom odnieść się do Twojej oceny, sprawdź, jaki jest ich punkt widzenia.
- Prośba o ocenę pracy zwierzchnika – według mnie to istotne spojrzeć na swoją pracę oczami pracownika, inna perspektywa pokazuje obszary do zmian.
- Propozycje zmian, które pracownik chciałby wprowadzić w firmie, pomysły na zwiększenie efektywności zespołu.
- Mocne strony pracownika oraz jego ambicje – w tym punkcie wracamy do mocnych stron z podsumowania. Przypomnij je! Dodatkowo warto dopytać o ambicje i plany. Być może jest ścieżka w firmie, która pomoże rozwinąć kompetencje danego pracownika (lub można taką ścieżkę stworzyć).
Chciałam, żeby to spotkanie było przyjemne dla obu stron, oraz żeby przyniosło obopólne korzyści. Chciałam szczerej rozmowy. Rdzeniem mojego sposobu kierowania zespołem są przede wszystkim RELACJA i SZCZEROŚĆ. A spotkanie poruszające powyższe punkty pogłębia te wartości.
Przemyśl informacje otrzymane od pracownika
Stres przed pierwszym spotkaniem był olbrzymi, ale korzyści, jakie z niego wynikły, rekompensowały wszystko. Zrozumiałam, że to działanie jest konieczne do kierowania zespołem. To skarbnica wiedzy o pracownikach i o mnie samej. Od tamtej pory z niecierpliwością czekałam na przełom roku, na spotkania, które przynosiły zarówno refleksję, jaki i niesamowitą energię.
Rozmowa twarzą w twarz z pracownikiem o jego mocnych i słabych stronach oraz o wzajemnych oczekiwaniach jest bardzo ważnym elementem w budowaniu wspaniałego zespołu. Znając atuty osób w zespole, możesz pomóc im w rozwijaniu kompetencji, a tym samym jeszcze lepiej motywować pracowników do dalszej pracy. Z kolei poznając deficyty bądź problemy, z którymi borykają się na co dzień, możesz znaleźć rozwiązania. Biorąc pod uwagę punkt widzenia pracowników, nierzadko znajdziesz pomysły na usprawnienie działalności firmy/działu, uproszczenie procedur itd. Pozwól osobom z zespołu na szczerość, zapisuj pomysły i rozważ ich wprowadzenie.
Pozwól pracownikowi na ocenę Twojej pracy
To jest chyba najtrudniejszy punkt. Prosząc osoby z zespołu o ocenę Twojej pracy jako przełożonego / przełożonej, stawiasz ich na równi z sobą. Nie chodzi tu o ocenę wywiązywania się z obowiązków służbowych. Z tego rozliczać może tylko przełożony. Natomiast oczekuj informacji zwrotnej od zespołu na temat działań, zachowania i stosunku do pracy. Poznaj ich perspektywę.
Nie obrażaj i nie złość, jeśli usłyszysz coś nieprzyjemnego lub coś, z czym się nie zgadzasz. To ich punkt widzenia, każdy ma prawo do własnej opinii. Jednak jeśli więcej osób zwraca na coś uwagę, to już znak, że należy nad tym popracować.
Bądź szczery(-a) i oczekuj tego samego od pracowników. Nie bój się tego! Nikt nie oczekuje, że będziesz bez skazy.
Ustal kolejny cel wraz z pracownikiem
Wiele firm w trakcie takich spotkań wyznacza cele, których realizacja jest omawiana w trakcie kolejnego spotkania. Ty też wraz z zespołem możesz wyznaczać cele. Celem może to być poprawa obszarów pracy, z którymi dana osoba ma problem, nauczenie się jakiegoś programu potrzebnego w pracy, polepszenie znajomości języka itd.
Jestem daleka od wyznaczania celów mierzalnych np. 25% więcej odebranych telefonów, 150 wysłanych maili w ciągu miesiąca. Uważam, że tego typu cele nie mają sensu. Bo jaki ma sens to, że ktoś odbierze o 30% więcej telefonów niż w poprzednim miesiącu, kwartale czy roku, jeśli ich jakość będzie daleka od wyznaczonych standardów? Lepiej skupić się na jakości tych telefonów. Można ją monitorować. np. przeprowadzając ankiety. Pomysły na cele mogą być przeróżne. Pamiętaj jednak, że powinny być związane z wykonywaną pracą.
Nie szczędź miłych słów i komplementów
Na koniec pamiętaj, że po takich spotkaniach pracownik powinien wyjść zmotywowany do dalszej pracy, wierząc, że to, co robi, ma sens. Nie zapominaj o tym, że jego praca jest świadectwem Twojej pracy, nie szczędź więc miłych słów. Sam(a) też chętnie je słuchasz, bo dodaje Ci to wiatru w skrzydła. Pamiętaj – na każdym stanowisku jest tak samo!
