komunikacja w zespole okiem kierowniczki

Komunikacja w zespole – 8 pomysłów na sprawną komunikację

8 pomysłów na wartki dialog w zespole

Komunikacja jest niezbędną, kluczową umiejętnością w naszym codziennym życiu. Tak samo jest w pracy, jest ona istotna w budowaniu zespołu oraz kierowaniu nim.

Dzięki komunikacji precyzujemy o co nam chodzi, omawiamy pewne tematy, zagadnienia, ustalamy cele, wyznaczamy ramy działań, mówimy o tym co nam odpowiada a co nie, itd.. Mogłabym tak wymieniać w nieskończoność, ale po co? Zapewne wiesz co to komunikacja 😉 .

Kierując zespołem trzeba pamiętać o usprawnianiu komunikacji między członkami zespołu. Sprawna wymiana informacji pomaga zwiększyć efektywność pracy.

Zazwyczaj informację przekazujemy ustnie lub mailowo, ale co zrobić gdy jesteś w trakcie jakiegoś projektu i zachorujesz?  Dzwonisz do współpracowników i ledwo dysząc opowiadasz co jeszcze jest do zrobienia ?!

Albo inna sytuacja: Twoi pracownicy pracują zmianowo – jak przekazać część zadania osobie z innej zmiany ? Dzwonią, wysyłają maile, przekazują informacje “w drzwiach” ? … Po co tyle zamieszania?

Pomyśl jak to wygląda u Ciebie i popracuj nad usprawnieniem komunikacji.

 

Poniżej zebrałam 8 pomysłów na komunikację w zespole 🙂

 

1 – Rozmowy indywidualne

Najbardziej oczywisty sposób, na pewno, być może… jednak wiele osób o tym zapomina. Niektóre tematy należy i nawet warto poruszyć w trakcie rozmowy. Rozmowy 1 na 1 są bardziej intymne, czasami zahaczają o sferę prywatną. Dzięki nim można lepiej poznać osoby z którymi pracujesz, rozwiązać konflikt lub spokojnie wytłumaczyć jaki cel przyświeca danemu zadaniu. W rozmowie widzisz i okazujesz emocje, dzięki czemu stajesz się bardziej autentyczna(-y) i szczera(-y). Nie wyobrażam sobie komunikacji bez możliwości bezpośredniego spotkania, choć w dzisiejszych czasach ułatwiają nam to również aplikacje do rozmów video – myślę, że odbiór takiej rozmowy jest podobny.

2 – Zebrania, burze mózgów

To kolejny pomysł na usprawnienie komunikacji. W przypadku, gdy masz jakieś wyzwanie, trudne zadanie do wykonania, najprościej zapytać współpracowników o pomysły, pomoc, zachęcić do współpracy robiąc to w grupie. Tak samo jeśli chcesz przekazać informację całemu zespołowi.  Nie ma sensu rozmawiać z każdą osobą oddzielnie, najszybciej jest zwołać spotkanie i przekazać nowinę całej ekipie lub razem rozwiązać problem – ustalić tok działania. Takie podejście motywuje ludzi, scala grupę, mobilizuje do pracy i do wspólnego szukania rozwiązań.

3 – SMS/ telefon

Pobierz premię

Jeśli telefon komórkowy to Twoje główne narzędzie pracy to jednym z szybkich sposobów na przekazanie sobie ważnych ustaleń lub tematów może być rozmowa telefoniczna, a następnie potwierdzenie głównych punktów rozmowy, ważnych tematów, problemów itd.. przez SMS.

4 – Komunikatory

Jeśli Twój zespół lub Ty pracujecie zdalnie lub sposób Twojej pracy nie pozwala Ci na bezpośrednie rozmowy, to świetnym rozwiązaniem na usprawnienie komunikacji są komunikatory (najpopularniejsze to Messenger, What’sup, GG). Powszechnie używane przez użytkowników smartphonów, tabletów, komputerów, itd.. z dostępem do internetu. Szybkie, bezpłatne (nie licząc kosztu internetu) rozwiązanie. W każdym momencie można przekazać informację konkretnej osobie lub grupie osób.

5 – Grupa na FB

Innym pomysłem jest utworzenie grupy na Facebook’u. Jeśli wiesz, że Twoi współpracownicy korzystają z Facebooka to możesz to wykorzystać! Utwórz zamkniętą grupę na FB i zaproś swoich współpracowników. Tam możecie omawiać wszelkie tematy, przypinać posty(będą się wyświetlać na samej górze), które dotyczą bieżących zagadnień lub aktywności.

6 – Programy, aplikacje do zarządzania projektami

Kolejny pomysł to aplikacja do zarządzania projektami (np. Trello, Asana lub Nozbe)- dostępne w wersji na telefon i komputer. Głównym celem takiej aplikacji lub programu jest rozpisanie projektów, przypisanie konkretnych zadań do konkretnych osób, możliwość wyznaczenia terminu wykonania zadania; poza tym programy te posiadają wewnętrzny komunikator ułatwiający dialog w zespole :).

7 – Maile

Aby usprawnić komunikację w zespole, można systematycznie wysyłać maile podsumowujące, bądź streszczające bieżące sprawy, zadania, aktywności. W ten sposób każdy z współpracowników będzie (lub powinien być jeśli czyta maile 😉 ) dobrze poinformowany.

8 – Pliki w chmurach

I ostatnie co mi przychodzi do głowy, to rozwiązanie wymaga stworzenia jakiegoś miejsca “w chmurze” ( na serwerze zewnętrznym), dostępnego dla każdego z pracowników. W takim miejscu możesz utworzyć pliki lub foldery z informacjami, które każdy z członków zespołu może aktualizować. Twoim jedynym zadaniem (i Twoich pracowników również) jest systematyczne sprawdzanie ich zawartości. Ewentualnie można poprosić jakiegoś informatyka o utworzenie pop’up (tzn, wyskakujących okienek) z powiadomieniem o zmianach.

 

Wybór głównego sposobu komunikacji zależy od wielu czynników: rodzaju branży, sposobu pracy, rodzaju podejmowanych aktywności i działań.

Nie bój się testować rożnych pomysłów, bądź kreatywna(-y)!

Pamiętaj, nie każdy ze sposobów będzie pasował do Twojej pracy. Nie zniechęcaj się, szukaj kreatywnych rozwiązań.

Bardzo jestem ciekawa jak to wygląda u Ciebie, może masz inne pomysły ?

Pobierz premię
Posted in kierowanie zespołem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *