Duże firmy korzystają z własnych działów HR lub z usług zewnętrznych firm. Jeśli nie masz takiej możliwości to dobrze zdobyć takie kompetencje.
Kiedyś stanęłam przed takim samym pytaniem – Jak przeprowadzić rekrutację? Nie za bardzo wiedziałam jak mam się zabrać za przeprowadzenie rekrutacji, tak od A do Z. Nie znałam całego procesu, poza tymi momentami, w których miałam okazję uczestniczyć jako kandydatka. Powiem Ci jedno, z każdą kolejną samodzielnie przeprowadzoną rekrutacją, wprowadzałam udoskonalenia. W końcu doszłam do punktu, który mnie satysfakcjonował. Wiedziałam, co jest istotne w trakcie całego procesu.
Potraktuj ten artykuł jako wskazówkę lub inspirację. To opis moich doświadczeń w tym temacie. Dopasuj ten proces do swoich potrzeb. Nie znajdziesz tu gotowych rozwiązań, ale podpowiedzi:
- o czym należy rozmawiać,
- jak ma wyglądać ogłoszenie przyciągające tłumy,
- w jaki sposób przebiega konkretna rozmowa z potencjalnym kandydatem.
JAK PRZEPROWADZIĆ REKRUTACJĘ?
Cały proces rekrutacji potraktuj jako projekt. Ustal konkretny harmonogram i czas na każdy z etapów. Po przeczytaniu artykułu dowiesz się, dlaczego to moim zdaniem istotne.
Główne etapy projektu to:
- tworzenie i publikacja ogłoszenia
- analiza zgłoszeń
- spotkania z kandydatami
- wybór kandydata
- informacja zwrotna do kandydatów
Dobrze jest przygotować plan awaryjny, a w zasadzie zapasowy harmonogram, bo zmienna w tym wypadku to czas. Już wyjaśniam o co dokładnie chodzi.
PLAN A
Zakłada małą ilość chętnych kandydatów, co przekłada się na krótszy czas całej rekrutacji.
- Publikacja ogłoszenia
- Spotkania z kandydatami spełniającymi wymagania wraz z np. testowaniem umiejętności specjalistycznych, językowych, zadaniami praktycznymi, itd.
- Wybór kandydata idealnego
PLAN B
Zakłada dużą ilość chętnych kandydatów, co przekłada się na dłuższy czas całej rekrutacji oraz więcej wątpliwości co do wyboru TEGO IDEALNEGO kandydata – tym samym potrzebujesz więcej czasu na podjęcie właściwej decyzji. W tym planie, przemyśl czy nie warto zorganizować 2 spotkań z kandydatami np. pierwsze ogólna rozmowa dotycząca pracy a druga sprawdzająca konkretne umiejętności osób zainteresowanych. To pozwoli Ci na wstępną selekcję potencjalnych pracowników.
Ciągle zadajesz sobie pytanie jak przeprowadzić rekrutację? Zacznijmy od ogłoszenia!
OGŁOSZENIE
Zanim przystąpisz do pisania ogłoszenia, zrób research. Sprawdź co, jak i gdzie publikują inne firmy. To cenna wiedza, przydatna do tworzenia własnego ogłoszenia.
ELEMENTY OGŁOSZENIA
Ogłoszenie powinno zawierać, przynajmniej 3 elementy:
- określenie stanowiska – dobrze jest dodać krótki opis, tego za co dana osoba będzie odpowiedzialna, i jaki jest wymiar czasu pracy,
- wymogi pracodawcy – określ kompetencje, które osoba ubiegająca się o to stanowisko musi posiadać (dobrze jest się skupić na priorytetach – kluczowych umiejętnościach, bez których kandydat w ogóle nie jest w stanie rozpocząć pracy. Dodatkowo możesz dorzucić umiejętności/kompetencje, które będą mile widziane, ale ich brak nie dyskwalifikuje kandydata,
- profity – zastanów się co oferujesz pracownikowi, poza pracą z wynagrodzeniem oraz wspaniałą(-ym) przełożoną(-ym), rzecz jasna. Mogą to być benefity materialne lub niematerialne.
Coraz więcej firm podaje również widełki wynagrodzenia oraz informację wstępną na swój temat oraz branży w jakiej działa. Dzięki temu wprowadza, powoli, kandydata do swojego świata.
ASPEKT PRAWNY
RODO to rozporządzenie o ochronie danych osobowych, aby móc kontaktować się z kandydatami trzeba mieć ich pisemną zgodę. W tym celu należy zamieścić prośbę o umieszczeniu klauzuli dotyczącej wyrażenia zgody na temat przetwarzania danych w celach rekrutacyjnych – ten temat najlepiej skonsultować to z prawnikiem (lub znaleźć odpowiednie zapisy w internecie).
TREŚĆ OGŁOSZENIA
Coraz częściej firmy zatrudniają copywriterów do pisania m.in. treści ogłoszeń o pracę. Dobrze napisane ogłoszenie przyciągnie sporą ilość kandydatów. Zastanów się czym możesz się wyróżnić wśród innych ofert pracy. Innowacyjnością w procesach rekrutacji jest zamieszczanie ankiet, zamiast próśb o przesłanie CV i listu motywacyjnego. W ankiecie można zawrzeć pytania dotyczące interesujących Cię aspektów czy kompetencji.
PUBLIKACJA
Po napisaniu ogłoszenia, zastanów się gdzie chcesz go opublikować tzn. czy na bezpłatnych portalach, w mediach społecznościowych, czy zainwestujesz w płatne portale dedykowane poszukiwaniu pracy. Określ czas przez jaki będzie wyświetlane.
Pamiętaj! Kandydat idealny może wysłać do Ciebie zgłoszenie nawet w ostatnim dniu publikacji, daj szansę każdemu.
Weź to pod uwagę ustalając harmonogram całego procesu rekrutacyjnego oraz spotkań z kandydatami.
INFORMACJA ZWROTNA
Bardzo miłą i profesjonalną praktyką jest wysyłanie odpowiedzi zwrotnej do kandydatów, z podziękowaniem za odpowiedź na ofertę oraz poinformowanie ich o przebiegu procesu rekrutacyjnego (informujesz do kiedy trwa analiza zgłoszeń, kiedy i czy w ogóle mogą się spodziewać kontaktu).
Wysyłając e-mail do większej grupy osób dodawaj adresatów jako “Ukryta kopia”, w ten sposób unikniesz udostępniania adresów mailowych.
ANALIZA ZGŁOSZEŃ
Analizując zgłoszenia kandydatów weź pod uwagę:
- spełnienie wymogów podanych w ogłoszeniu,
- dodatkowe kompetencje,
- jakość i styl zgłoszenia.
Prócz tych, którzy w 100% spełniają Twoje oczekiwania, według zgłoszenia, szukaj osób z potencjałem. Pamiętaj, że kompetencje można nabywać lub trenować.
SPOTKANIA Z KANDYDATAMI
Etap wyboru kandydatów spełniających kluczowe wymagania już za Tobą, zatem przejdź do spotkań. Rozmowy kwalifikacyjne mają na celu utwierdzenie Cię w przekonaniu, że to co zostało napisane w aplikacji o pracę, jest prawdą. Nie jest to łatwe zadanie.
UMÓW SPOTKANIE
Po rozmowie telefonicznej z kandydatem warto wysłać mail lub sms z potwierdzeniem daty oraz miejsca (adres z nazwą firmy) spotkania. Możesz wysłać na maila zaproszenie na wydarzenie, jeśli kandydat korzysta z elektronicznego kalendarza, otrzyma przypomnienie o spotkaniu. Umawiając spotkanie, podaj swoje dane kontaktowe (imię, numer telefonu lub adres e-mail) i poproś o informację w razie nieobecności.
Ciebie również to dotyczy, jeśli z jakichkolwiek powodów nie możesz stawić się na spotkaniu, poinformuj kandydata.
STWÓRZ PLAN SPOTKANIA
Jeśli to Twoje pierwsze spotkania, najlepiej przygotować plan. W ten sposób unikniesz stresu i nie zapomnisz o istotnych kwestiach. Dzięki temu rozmowa przebiegnie gładko i wypadniesz bardzo profesjonalnie.
To jest przykładowy plan, możesz dopasować go do swoich potrzeb.
- przedstaw się (kim jesteś: jakie masz stanowisko, czym się zajmujesz i kim będziesz dla potencjalnego pracownika),
- wprowadzenie w świat Twojej firmy – opisz czym zajmuje się Twoja firma, możesz dodać informację na jakie wartości stawia firma
- opisz stanowisko jakie ma zająć kandydat, powiedz za co będzie odpowiedzialny
- poproś o przedstawienie się kandydata – dowiedz się kim jest, dlaczego szuka pracy/ zmienia pracę, ewentualnie czym zajmował się dotychczas, jakie miał obowiązki, które najbardziej lubił, które mniej
- sprawdź kompetencje kandydata, zwłaszcza te kluczowe dla stanowiska – test, scenka do odegrania, rozmowa w języku obcym, itd.,
- postaraj się choć trochę poznać taką osobę. Pytaj o różne tematy zawodowe, ale również o zainteresowania i hobby. Kto wie co odkryjesz
- dowiedz się jakie są oczekiwania finansowe kandydata,
- podaj szczegóły procesu rekrutacji i wdrażania na stanowisko w Twojej firmie (terminy rozmów, zakończenia rekrutacji, ewentualnego szkolenia, rodzaj umowy, itd.)
- na koniec przychodzi czas na pytania (kandydata) i odpowiedzi. Postaraj się rozwiać wszelkie wątpliwości.
Weź pod uwagę czas jaki może zająć Ci taka rozmowa, sprawdź w kalendarzu czy nie będzie kolidować z jakimś pilnym terminem (jeśli np. się przedłuży). Zawsze możesz przećwiczyć swoją rolę i w ten sposób sprawdzić ile czasu to zajmie.
WYBÓR IDEALNEGO KANDYDATA
W tym miejscu niestety nie podam Ci praktycznych wskazówek. Wszystko zależy od Ciebie, Twojej intuicji i umiejętności sprawdzenia czyiś kompetencji. Nie powiem Ci, że intuicja mi zawsze dobrze podpowiadała, że ani razu się nie zawiodłam. Zdarzyło mi się to, nie raz. Osoba, która w trakcie rozmów wydawała się idealna, kompletnie nie sprawdzała się w pracy. Cóż, takie jest życie. Nie należy się tym przejmować, tylko wyciągać wnioski. Zastanowić się co spowodowało, że obdarzyłaś(-eś) kogoś zaufaniem i starać się o tym pamiętać na kolejnych spotkaniach.
ZOBACZ POTENCJAŁ
To, czego mnie nauczyło doświadczenie, to stawianie niejednokrotnie na kandydatów, którzy nie mieli zbyt wielkich kompetencji, ale byli bardzo zdeterminowani. Wręcz emanowali chęcią do pracy. Potrafili dowieść, że danie im szansy było bardzo dobrą decyzją! Każdego dnia udowadniali sobie i innym, że mimo przeszkód potrafią walczyć. Małymi krokami dążyć do celu, tak aby w końcu go osiągnąć! Ja również byłam taką kandydatką. Wdzięczność za szansę czuję do dziś!
INFORMACJA ZWROTNA
Już wiesz jak przeprowadzić rekrutację. Pozostała jeszcze jedna ważna kwestia. W trakcie całego procesu rekrutacyjnego warto pamiętać o komunikacji. Po zakończeniu każdego etapu wyślij informację zwrotną do osób, które brały udział w danym procesie.
Do tych, które pozytywnie go przeszły, o kolejnych krokach.
Do tych, które nie miały szczęścia, o zakończeniu rekrutacji.
Nie zapomnij podziękować za poświęcony czas. Tak, czas kandydata jest równie cenny jak Twój, nie należy o tym zapominać. Możesz dodać życzenia sukcesów w życiu zawodowym. Kto wie, może za jakiś czas znów się spotkacie, warto więc pozostawić po sobie dobre wrażenie.
Jeśli masz swoje sposoby na to jak przeprowadzić rekrutację, daj znać w komentarzu.
