delegowanie zadan okiem kierowniczki

Delegowanie zadań

Nadal krążę wokół zagadnienia zarządzania czasem.  To bardzo istotny temat z punktu widzenia kierownika, przełożonego. Delegowanie zadań jest ważnym elementem zarządzania sobą w czasie oraz kierowania zespołem. Niektórym osobom kojarzy się to z czymś nieprzyjemnym i trudnym, inni nie mają z tym problemu i delegują wszystko co popadnie wydając polecenia służbowe ;).  Ile jest osób, które robią to jak należy, z poszanowaniem kompetencji i czasu pracowników? Nie wiem, ale uważam za konieczne wypisanie kilku zasad. Zróbmy to po kolei .

Co delegujemy?

Pamiętaj, że delegujesz zadania a nie obowiązki. Każdy pracownik ma swój zakres obowiązków i powinien je wykonywać samodzielnie. Delegować można składowe zadania bądź czynności danego obowiązku. Inaczej mówiąc, jeśli w Twoim zakresie obowiązków masz wpisany raport, to nie wypada poprosić współpracownika o przygotowanie tego raportu, a Ty podpiszesz się pod nim i go oddasz czy odeślesz. W tej sytuacji możesz poprosić o przygotowanie danych do raportu lub matrycy do stworzenia raportu, itd.. małych czynności, które finalnie złożą się na całe zadanie. Jeśli nadal nie wiesz co możesz delegować polecam macierz Eisenhowera, ewentualnie mój artykuł o planowaniu (zobacz TU).  I teraz przechodzimy do kolejnego istotnego pytania…

Komu delegujemy?

Od razu nasuwa mi się jednoznaczna odpowiedź – pracownikowi. No tak, ale czy każdemu pracownikowi możesz delegować każdy rodzaj zadań? Niekoniecznie. Zastanów się dobrze, jakie są mocne strony Twoich współpracowników i komu możesz spokojnie delegować zadanie wiedząc, że sobie z nim poradzi. Oczywiście, nie twierdzę, że należy zlecać zadania tylko według doświadczenia, nabytych kompetencji czy też predyspozycji pracowników. Uważam, że jeśli sytuacja na to pozwala (masz np. trochę czasu do tzw. “deadline”) to możesz delegować zadanie pracownikowi, dla którego to będzie wyzwanie, wyjście ze strefy komfortu – nie po to aby mu dopiec, ale po to by podnosił swoje kwalifikacje, poczuł się pewniej w nowej dla niego sferze.

Jakie są korzyści z delegowania?

Przede wszystkim, Ty jako kierownik, zyskujesz czas na istotne projekty, aktywności. Pomagasz swoim pracownikom w podnoszeniu własnych kwalifikacji, rozwijaniu umiejętności. Motywujesz ich do działania, doceniając ich wiedzę, doświadczenie i chęć do rozwijania się. Pokazujesz im, że widzisz w nich potencjał, że ufasz ich pracy i cenisz ich zaangażowanie. Pomagasz im uwierzyć we własne siły oraz zwiększyć pewność siebie.

Co Cię powstrzymuje przed delegowaniem?

Zapewne obawa i niepewność o efekt końcowy, pytania – czy Cię zadowoli, czy będzie na czas, czy spełni Twoje oczekiwania, czy sama zrobiłabyś tak samo, itd…

To trochę jak walka z samą sobą. Z jednej strony chcesz, żeby było Ci “lżej” w pracy, a drugiej nie chcesz powierzać  komuś części zadań.

Z czego to wynika? Z dążenia do perfekcjonizmu, z obawy przed oddaniem części odpowiedzialności.

Pamiętaj, że kierownik osiąga sukces wówczas, gdy jego pracownicy są całkowicie samodzielni, mają takie same lub większe umiejętności od niego.

Daj szansę im i, tym samym, sobie 🙂 .

Jak zacząć delegować ?

Dobrze jest zacząć od małych zadań, które mają dłuższy termin realizacji.  Określ cel wykonania zadania tzn: powiedz pracownikowi do czego konkretnie służy/ potrzebujesz to  zadanie. Najlepiej ustal z pracownikiem szczegóły zadania, opisz co konkretnie ma się tam znaleźć, jak efekt końcowy potrzebujesz zobaczyć.

Monitoruj postępy, doradzaj i (zwłaszcza na początku) daj znać pracownikowi, że pomożesz mu / wesprzesz go w razie trudności.

Sprawdź i przekonaj się jak dużo korzyści to przyniesie!

Trzymam kciuki.

Ola

Pobierz premię
Posted in kierowanie zespołem.

Zgadzasz się z treścią artykułu? Skomentuj!