automatyzacja procesow okiem kierowniczki

Automatyzacja procesów, działań w pracy

Chcesz wiedzieć jak usprawnić swoje działania poprzez automatyzację ?

Na pewno w Twojej pracy zdarza Ci się wykonywać niektóre czynności kilkakrotnie. Zastanów się czy jesteś w stanie zautomatyzować, w jakikolwiek sposób ten proces.

Dzisiejsze technologie dają Ci narzędzia ułatwiające pracę, wystarczy tylko znaleźć sposób na zastosowanie ich dla Twoich potrzeb. Zapraszam do lektury 🙂

AUTOMATYZACJA

Wspomagając się definicją z Wikipedii (wiem, że to niezbyt wiarygodne źródło, ale cóż :), chodzi o wytłumaczenie tego co to znaczy), automatyzacja to “znaczne ograniczenie lub zastąpienie (proces zastępowania) ludzkiej pracy fizycznej i umysłowej przez pracę maszyn działających na zasadzie samoregulacji i wykonujących określone czynności bez udziału człowieka (czyli samoczynnych). Również zastosowanie maszyn do pracy niemożliwej do wykonania w inny sposób. Automatyzacja jest coraz częściej stosowana w usługach, zastępując powtarzalne czynności administracyjne. Automatyzowanie procesów usługowych za pomocą specjalnych aplikacji informatycznych (robotów) nosi nazwę zrobotyzowanej automatyzacji procesów”

Czyli wykonywane przez nas procesy lub działania możemy zastąpić lub ograniczyć poprzez automatyzację – wprowadzenie np. specjalnych aplikacji wykonujących za nas taką pracę.

Co nam daje automatyzacja?

Pozwala zyskać czas, który jest tak bezcenny i lepiej poświęcić go na istotne dla naszej pracy działania lub aktywności. Teoretycznie rzecz ujmując czynności, które wykonujemy więcej niż jeden raz można, a nawet należy zautomatyzować.

Podam Ci kilka przykładów gdzie można zastosować automatyzację.

MAILE

Tak jak już pisałam w poprzednim artykule dotyczącym maili (czytaj TUTAJ), przykładowo zdarza Ci się, że wysyłasz maile o tej samej lub podobnej treści do wielu odbiorców. Do tego celu możesz przygotować sobie wersje robocze (szablony) maili np. ofertowych, rekrutacyjnych, sprzedażowych, z życzeniami, podtrzymujących relacje z Klientami, itd…

Wszystko zależy od Twojej inicjatywy oraz od rodzaju Twojej pracy. Poświęcasz czas raz na przygotowanie szablonu, a następnie wysyłasz do woli (podobnie działa newsletter – idealny przykład automatyzacji poczty, przygotowujesz szablon wiadomości i jest on rozsyłany do wszystkich Twoich subskrybentów, każdy kolejny mail może zostać zrobiony na bazie tego pierwszego)

Innym przykładem dotyczącym automatyzacji związanej z pocztą elektroniczną są automatyczne odpowiedzi np. z podziękowaniem za złożenie oferty, przesłanie CV, itd.. (ustawiamy je za pomocą reguł lub filtrów).

Kolejnym przykładem jest tworzenie grup Klientów, korespondentów., itd…

Możliwości programów do obsługi poczty są bardzo duże, wystarczy tylko próbować, aby znaleźć rozwiązanie na miarę swoich potrzeb.

SZKOLENIE PRACOWNIKÓW

Jeśli zajmujesz się szkoleniem pracowników, to i tu możesz się pokusić o automatyzację. W trakcie szkoleń przekazujesz wiedzę pracownikom, wiele szkoleń składa się z części teoretycznej i praktycznej. To właśnie szkolenie teoretyczne, możesz zoptymalizować wprowadzając automatyzację. Pomyśl nad stworzeniem szkolenia online tzn. np. nagraniem video (w typie np. webinaru – gdzie możesz bazować na pokazie slajdów). Zyskujesz czas, w którym pracownik ogląda webinarium/ szkolenie online, a następnie poświęcasz czas tylko na sesje pytań i odpowiedzi.

Wydaje Ci się, że tego typu szkolenia nie są efektywne? To błąd, coraz więcej ludzi korzysta ze szkoleń online :). Wystarczy tylko odpowiednio przygotować materiały i ćwiczenia. Jestem pewna, że w większości dziedzin można wykonać takie szkolenia bez problemu.

Pomyśl tylko ile czasu możesz zaoszczędzić zastępując część szkolenia, takim kursem czy szkoleniem online. Zastanów się czy to rozwiązanie nie jest dobre jako Twój plan awaryjny, w razie gdybyś nie miał(a) kompletnie czasu zająć się szkoleniem nowego pracownika…

Pamiętaj, nic na siłę, oczywiście jeśli nie masz przekonania, rozumiem.

PREZENTACJE, RAPORTY

Tu podobnie jak przy mailach, wystarczy przygotować szablony, matryce do prezentacji lub raportów, a potem wykorzystywać do woli do konkretnych projektów.

SOCIAL MEDIA – CHATBOTY

Chatboty- najczęściej  spotykane w komunikatorach internetowych, to roboty, które mają za zadanie prowadzenie konwersacji, tak aby rozmówca miał wrażenie, że rozmawia z “żywą” osobą. Tutaj tez nie obędzie się bez Twoje pracy. Takiego chatbota należy odpowiednio parametryzować, wpisać pytania/ odpowiedzi….

 

Wszystkie powyższe przykłady wymagają naszego wkładu, sporego wysiłku, pracy na początku – jednak przynoszą niewymiernie dużo korzyści oraz dużo zaoszczędzonego czasu. Ucz tego swoich pracowników, aby i oni umieli ułatwiać sobie pracę. W ten sposób będziecie bardziej efektywni, a być może oni będą mieć inne, lepsze pomysły jak usprawnić Wasze działania.

Mam nadzieję, że ten artykuł dał Ci do myślenia, co możesz ulepszyć w swojej firmie, jakie procesy możesz zautomatyzować … i do dzieła !

Jeśli nie wiesz jak możesz usprawnić – automatyzować procesy w swojej firmie lub dziale – napisz do mnie maila na kontakt@okiemkierowniczki.pl lub dołącz do grupy Wsparcie Kierowniczki na Facebooku – tam razem poszukamy rozwiązań.

Pobierz premię
Posted in kierowanie zespołem.

Zgadzasz się z treścią artykułu? Skomentuj!